Para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónicamediante firma electrónica podrá usar cualquiera de los dos siguientes tipos de firma electrónica:

• Firma electrónica avanzada basada en un certificado electrónico reconocido.
• Firma electrónica avanzada basada en un certificado electrónico reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firma (denominada también firma electrónica reconocida).

En ambos casos, necesitará disponer de un certificado electrónico reconocido.En esta página web del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo puede encontrar las empresas y organismos públicos que facilitan certificados electrónicos reconocidos. Tenga en cuenta que es muy probable que usted ya tenga un certificado electrónico reconocido. Por ejemplo:

• Con motivo de las notificaciones y comunicaciones administrativas obligatorias por medios electrónicos en el ámbito de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (Real Decreto 1363/2010, de 29 de octubre).
• El DNI electrónico.

El programa informático de facturación electrónica o el prestador de servicios de facturación electrónica le indicará si puede emplear esta opción para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica, y cómo usar su certificado electrónico reconocido para este fin.

En caso de utilizar la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero) que emplee firma electrónica, será este el que firme electrónicamente sus facturas.

Hay tres formas de expedir facturas electrónicas:

• Mediante un programa informático que cree facturas electrónicas. En ocasiones pueden bastar los programas ofimáticos. Este programa puede estar instalado en mi ordenador o acceder a él a través de Internet.
• Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero).
• Que sean creadas por el propio destinatario de la factura electrónica (es lo que también se denomina informalmente “autofacturación”).

El artículo 63.3 del texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias, aprobado por Real Decreto legislativo 1/2007, de 16 de noviembre establece que en los contratos con consumidores y usuarios, estos tendrán derecho a recibir la factura en papel. En su caso, la expedición de la factura electrónica estará condicionada a que el empresario haya obtenido previamente el consentimiento expreso del consumidor.

La solicitud del consentimiento deberá precisar la forma en la que se procederá a recibir la factura electrónica, así como la posibilidad de que el destinatario que haya dado su consentimiento pueda revocarlo y la forma en la que podrá realizarse dicha revocación. El derecho del consumidor y usuario a recibir la factura en papel no podrá quedar condicionado al pago de cantidad económica alguna.

La factura electrónica, además del consentimiento de su destinatario, debe cumplir los demás requisitos de cualquier factura.

El medio de expedición de la factura, sea electrónica o en papel, debe garantizar los siguientes requisitos desde su expedición y durante todo el periodo de conservación:

Legibilidad

La legibilidad significa que la factura electrónica pueda ser leída por humanos.

No tiene que preocuparse por este requisito ya que lo facilitan los programas informáticos de facturación electrónica o los programas ofimáticos (como los procesadores de texto). También pueden facilitarla servicios en línea a través de Internet.

Autenticidad del origen de la factura

Significa que se tiene que garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, y la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo.

Integridad del contenido de la factura

Significa que se tiene que garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.

Estos dos últimos requisitos ya están garantizados por la firma electrónica de la factura que se realizó al crear la factura electrónica.

La legibilidad significa que la factura electrónica pueda ser leída por humanos.

No tiene que preocuparse por este requisito ya que lo facilitan los programas informáticos de facturación electrónica o los programas ofimáticos (como los procesadores de texto). También pueden facilitarla servicios en línea a través de Internet.

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura, sea electrónica o en papel, podrá garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho.

En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del proveedor de los bienes o prestador de los servicios.

Estos controles de gestión deberán permitir crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica se pueden garantizar mediante los mismos procedimientos que para una factura en papel, es decir, mediante controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

No obstante, para el caso particular de la factura electrónica la legislación permite tres procedimientos específicos alternativos que garantizan igualmente la autenticidad del origen y la integridad del contenido. Estos son:

• Mediante firma electrónica.
• Mediante intercambio electrónico de datos (EDI).
• Mediante medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

¿Es necesario que una factura electrónica esté firmada electrónicamente?

No es necesario. La firma electrónica garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica, pero hay otras formas alternativas de hacerlo. Estas alternativas son: controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicio que la misma documenta, intercambio electrónico de datos (EDI) y medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Si utilizo firma electrónica para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica ¿Necesito también los controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta?

No, la firma electrónica es un medio suficiente para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica. Esto no significa que desaparezcan las demás obligaciones de facturación, como mantener la congruencia entre los restantes documentos del contrato y su ejecución.

¿Es admisible como factura electrónica un PDF enviado por correo-e, sin firma electrónica?

Lo será, como cualquier otro sistema adoptado, en la medida en que los controles de gestión usuales de la actividad permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca una conexión entre la factura y la entrega de bienes o la prestación de servicios, o se garanticen de algún otro modo la autenticidad, integridad y legibilidad de la factura.

¿Las facturas electrónicas tienen que emitirse en formato Facturae 3.2 ó 3.2.1?

No necesariamente. Existen otros formatos de factura electrónica. El formato Facturae 3.2 ó 3.2.1 sólo son obligatorios en las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas.

Para ampliar informlación sobre estas dudas puede consultar los Requisitos.

Tiene la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, igual que si se hubiera tratado de una factura en papel.

Al igual que con las facturas en papel, las facturas electrónicas deben conservarse de modo que se garanticen:

• Legibilidad.
• Autenticidad en el origen de la factura.
• Integridad del contenido de la factura.

No, las facturas electrónicas:

• En las relaciones con consumidores y usuarios
• Destinadas a los órganos, organismos y entidades integrantes del sector público.

No podrán pagarse mediante adeudo domiciliado ni llevar aparejada ejecución.

Una factura electrónica llevará aparejada ejecución si se cumplen los siguientes requisitos:

• Que exista un acuerdo firmado previo entre las partes por el que la parte deudora acepta dotar de eficacia ejecutiva a cada factura y en el que se hace referencia a la relación subyacente que haya originado la emisión de la factura.
• Que en un anexo de la factura electrónica se incluya este acuerdo.
• Que en la factura electrónica figure su carácter de título ejecutivo.
• Que la factura electrónica no se haya emitido a consumidores y usuarios.
• Que la factura electrónica no se haya emitido a los órganos, organismos y entidades integrantes del sector público.

La falta de pago de la factura que reúna estos requisitos faculta al acreedor para instar su pago mediante el ejercicio de una acción ejecutiva de las previstas en el artículo 517 de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil.

El tratamiento de la factura electrónica como un título ejecutivo ahonda en el artículo 17.4 de la Ley 7/1996, de 15 de enero, de ordenación del comercio minorista, que preveía la emisión de un título ejecutivo para cobrar las facturas correspondientes a compras de productos que no sean frescos o perecederos ni de alimentación y gran consumo, a partir del 61º día de entrega de las mercancías. Si la factura es electrónica y cumple los requisitos anteriores, no será necesario esperar 60 días para otorgar un título ejecutivo, pues esa virtualidad la tendrá la factura desde su emisión (aunque no será un título cambiario, como el que prevé el artículo 17.4 de la Ley 7/1996, de 15 de enero).

Sí, las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica tienen estas obligaciones específicas independientemente del:

• tamaño de su plantilla
• volumen anual de operaciones.

No obstante, están exoneradas de estas obligaciones, cuando la contratación NO se haya llevado a cabo por medios electrónicos, las empresas que prestan:

• Servicios de agencia de viajes.
• Servicios de transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, por vía marítima, o por vía aérea.
• Actividades de comercio al por menor.

Tienen unas obligaciones específicas en materia de factura electrónica las empresas que operen en los siguientes sectores económicos (denominados servicios al público en general de especial trascendencia económica):

• Servicios de comunicaciones electrónicas a consumidores.
• Servicios financieros destinados a consumidores, que incluirán los servicios bancarios, de crédito o de pago, los servicios de inversión, las operaciones de seguros privados, los planes de pensiones y la actividad de mediación de seguros.
• Servicios de suministro de agua a consumidores.
• Servicios de suministro de gas al por menor.
• Servicios de suministro eléctrico a consumidores finales.

Y sólo en el caso de que la contratación se haya llevado a cabo por medios electrónicos:

• Servicios de agencia de viajes.
• Servicios de transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, por vía marítima, o por vía aérea.
• Actividades de comercio al por menor.

Las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica tendrán, a partir del 15 de enero de 2015, las siguientes obligaciones específicas:

• Enviar facturas electrónicas en sus relaciones con empresas y particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente.
• Facilitar acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
• Habilitar procedimientos sencillos y gratuitos para que los usuarios puedan revocar el consentimiento dado a la recepción de facturas electrónicas en cualquier momento.
• Facilitar al cliente la consulta de sus facturas por medios electrónicos durante un período de al menos 3 años. Este período no se altera porque el cliente haya resuelto su contrato con la empresa o revocado su consentimiento para recibir facturas electrónicas. Tampoco caduca por esta causa su derecho a acceder a las facturas emitidas con anterioridad.

Una factura electrónica podrá pagarse mediante adeudo domiciliado si se cumplen los siguientes requisitos:

• Que el deudor acredite su consentimiento mediante el documento que establece la Ley 16/2009, de 13 de noviembre, de servicios de pago.
• Que en un anexo de la factura electrónica se incluya este documento.
• Que en una extensión de la factura electrónica se incluya la identificación de la cuenta de pago del deudor.
• Que la factura electrónica no se haya emitido a consumidores y usuarios.
• Que la factura electrónica no se haya emitido a los órganos, organismos y entidades integrantes del sector público.