Facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas

Aviso 15 de enero de 2015

A partir de esta fecha las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deberán ser electrónicas .

Si usted es proveedor de bienes o servicios a las Administraciones Públicas, aquí le proporcionamos información sobre cómo cumplir la obligación de expedir facturas electrónicas en las relaciones contractuales con las Administraciones Públicas. 

Administraciones Públicas

Obligatoriedad de aceptación de facturas electrónicas por parte de la Administración.

La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, de acuerdo con el artículo 2 de la Ley, resulta de aplicación a las facturas emitidas en el marco de las relaciones jurídicas entre proveedores de bienes y servicios y las Administraciones Públicas, entendiendo como Administraciones Públicas a estos efectos los entes, organismos y entidades a que se refiere el artículo 3.2 del Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, aprobado por Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, así como las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social, en el ejercicio de su función colaboradora en la gestión de la Seguridad Social. Es decir, están sujetas a la obligatoriedad de aceptación de facturas electrónicas por parte de la Administración:

  • La Administración General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autónomas y las Entidades que integran la Administración Local.
  • Las entidades gestoras y los servicios comunes de la Seguridad Social.
  • Los Organismos autónomos.
  • Las Universidades Públicas.
  • Las entidades de derecho público que, con independencia funcional o con una especial autonomía reconocida por la Ley, tengan atribuidas funciones de regulación o control de carácter externo sobre un determinado sector o actividad.
  • Las entidades de derecho público vinculadas a una o varias Administraciones Públicas o dependientes de las mismas que cumplan alguna de las características siguientes: 1. Que su actividad principal no consista en la producción en régimen de mercado de bienes y servicios destinados al consumo individual o colectivo, o que efectúen operaciones de redistribución de la renta y de la riqueza nacional, en todo caso sin ánimo de lucro, o 2. que no se financien mayoritariamente con ingresos, cualquiera que sea su naturaleza, obtenidos como contrapartida a la entrega de bienes o a la prestación de servicios. No obstante, no tendrán la consideración de Administraciones Públicas las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades locales.
  • Los órganos competentes del Congreso de los Diputados, del Senado, del Consejo General del Poder Judicial, del Tribunal Constitucional, del Tribunal de Cuentas, del Defensor del Pueblo, de las Asambleas Legislativas de las Comunidades Autónomas y de las instituciones autonómicas análogas al Tribunal de Cuentas y al Defensor del Pueblo, en lo que respecta a su actividad de contratación.
  • Las Diputaciones Forales y las Juntas Generales de los Territorios Históricos del País Vasco en lo que respecta a su actividad de contratación.Asimismo están sujetas las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social en los términos indicados en la Ley.

De lo indicado anteriormente resulta que no están incluidas en el ámbito de la Ley y, por tanto, no están obligadas a la aceptación de facturas electrónicas las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades locales, las sociedades mercantiles ni las fundaciones públicas estatales, autonómicas y locales.

Obligatoriedad de presentación de factura electrónica por parte de los proveedores.

Como indica el artículo 4 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a la Administración Pública podrán expedir y remitir factura electrónica. 

En todo caso, estarán obligadas al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del punto general de entrada que corresponda las entidades siguientes: 

  • Sociedades anónimas; 
  • Sociedades de responsabilidad limitada; 
  • Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española; 
  • Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria;
  • Uniones temporales de empresas;
  • Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.

Como excepción a esta obligatoriedad, las Administraciones Públicas podrán excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros y a las emitidas por los proveedores a los servicios en el exterior de las Administraciones Públicas hasta que dichas facturas puedan satisfacer los requerimientos para su presentación a través del Punto general de entrada de facturas electrónicas, de acuerdo con la valoración del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, y los servicios en el exterior dispongan de los medios y sistemas apropiados para su recepción en dichos servicios.

No obstante, debe quedar claro, en función de lo indicado en los artículos 2 y 4 de la Ley, que cuando un proveedor presenta una factura electrónica emitida en el marco de las relaciones jurídicas con una Administración Pública, si la Administración destinataria está incluida entre las obligadas a la aceptación de facturas electrónicas según lo indicado en la pregunta anterior, deberá aceptar dicha presentación aun cuando el importe de la factura pudiera ser inferior o igual a 5.000. Es decir, en aquellas Administraciones que se hubieran acogido a esta posibilidad de exclusión reglamentaria, no es potestad de la Administración decidir si admite o no la factura electrónica sino potestad del proveedor decidir si, en estos casos, presenta o no factura electrónica. 

¿Qué necesito para crear una factura electrónica para las Administraciones Públicas?

Hay dos formas de hacerlo:

¡En ambos casos, asegúrese de que cumplen todos los requisitos específicos de las AA.PP.!

Si trabaja usted en una pequeña o mediana empresa, o es autónomo, puede utilizar el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo.

¿Cómo tienen que ser las facturas electrónicas para las Administraciones Públicas?

Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas tienen tres requisitos específicos:

Si compra un programa informático o contrata un servicio de facturación electrónica para crear facturas destinadas a las Administraciones Públicas.

¡asegúrese de que cumple todos los requisitos específicos de las AA.PP.!

El programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo cumple todos estos requisitos.

¿Cómo firmo electrónicamente una factura electrónica para las Administraciones Públicas?

Para firmar electrónicamente una factura dirigida a las AA.PP. necesita utilizar un certificado electrónico reconocido.

El programa informático o servicio de facturación que emplee le indicará cómo usarlo.

En caso de utilizar la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero), será este el que firme electrónicamente sus facturas.

¿Cómo indico el destino de la factura electrónica dirigida a las Administraciones Públicas?

Para que la factura electrónica dirigida a la administración pública llegue al destinatario que le corresponda, deberá identificarlo en la factura electrónica.

En particular, deberá identificar:

  • oficina contable
  • órgano gestor
  • unidad tramitadora

La administración le proporcionará la información necesaria.

¿Cómo envío la factura electrónica a las Administraciones Públicas?

Las facturas electrónicas dirigidas a las AA.PP. se envían a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales.

Un punto general de entrada de facturas electrónicas es una ventanilla electrónica única de entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada administración (Administración General del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local).

El envío de la factura electrónica se realizará a través de Internet. Los métodos más habituales son:

  • a través del portal web del punto general de entrada de las facturas electrónicas.
  • mediante la conexión automática entre el programa informático o el servicio de facturación electrónica y el punto general de entrada de las facturas electrónicas.

Los puntos generales de entrada de facturas electrónica le permiten también conocer el estado de tramitación de sus facturas.

Muy importante: el envío de la factura electrónica al punto general de entrada producirá su registro automático en un registro electrónico administrativo, satisfaciendo así la obligación de que todas las facturas dirigidas a las AA.PP. tengan que registrarse en un registro administrativo.

¿Cuál es el punto general de entrada de la Administración General del Estado?

Se denomina FACe

Puede acceder a su portal web haciendo clic en FACe o tecleando en su navegador www.face.gob.es .

En esta web puede:

  • Enviar facturas a la Administración General del Estado u otras administraciones adheridas.
  • Consultar el estado de sus facturas.
  • Consultar el directorio de unidades para conocer el código de identificación de la unidad destinataria.
  • Descargar el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo (*).
  • Obtener ayuda.

(*) El programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo permite también la conexión automática directa con FACe, de modo que no es necesario usar la web.

¿Qué tengo que hacer con las facturas electrónicas una vez enviadas a las Administraciones Públicas?
Las obligaciones son las mismas que cualquier otro emisor de facturas electrónicas.
¿Qué tengo que hacer con las facturas electrónicas una vez enviadas a las administraciones públicas?

Tiene la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria , al igual que si se hubiera tratado de una factura en papel.

Al igual que con las facturas en papel, las facturas electrónicas deben conservarse de modo que se garanticen:

Legibilidad

La legibilidad significa que la factura electrónica pueda ser leída por humanos.

No tiene que preocuparse por este requisito ya que lo facilitan los programas informáticos de facturación electrónica o los programas ofimáticos (como los procesadores de texto). También pueden facilitarla servicios en línea a través de Internet.

Autenticidad del origen de la factura

Significa que se tiene que garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, y la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo.

Integridad del contenido de la factura

Significa que se tiene que garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.

Estos dos últimos requisitos ya están garantizados por la firma electrónica de la factura que se realizó al crear la factura electrónica.

También debe garantizarse el acceso a ellas por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada. En el caso particular de las factura electrónicas , se garantizará el acceso en línea a los datos así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria.

¿Pueden pagarme una factura electrónica mediante adeudo domiciliado o instar a su pago mediante el ejercicio de una acción ejecutiva si ha sido emitida a consumidores y usuarios o al sector público?

No, las facturas electrónicas:

  • En las relaciones con consumidores y usuarios
  • Destinadas a los órganos, organismos y entidades integrantes del sector público.

No podrán pagarse mediante adeudo domiciliado ni llevar aparejada ejecución.