Facturar electrónicamente a un Consumidor o Usuario

Si usted tiene una empresa y está interesado expedir facturas electrónicas a sus clientes, aquí le proporcionamos información sobre cómo hacerlo cuando su cliente es un consumidor o usuario.

Si su cliente no es un consumidor o usuario, sino una empresa, consulte la sección de Facturar electrónicamente a otra empresa.

¿Qué necesito para expedir facturas electrónicas?

Hay tres formas de expedir facturas electrónicas:

  • Mediante un programa informático que cree facturas electrónicas. En ocasiones pueden bastar los programas ofimáticos. Este programa puede estar instalado en mi ordenador o acceder a él a través de Internet.
  • Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero).
  • Que sean creadas por el propio destinatario de la factura electrónica (es lo que también se denomina informalmente “autofacturación”).
¿Qué obligaciones específicas tendrán a partir del 15 de enero de 2015?

Las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica tendrán, a partir del 15 de enero de 2015, las siguientes obligaciones específicas:

  • Enviar facturas electrónicas en sus relaciones con empresas y particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente.
  • Facilitar acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
  • Habilitar procedimientos sencillos y gratuitos para que los usuarios puedan revocar el consentimiento dado a la recepción de facturas electrónicas en cualquier momento.
  • Facilitar al cliente la consulta de sus facturas por medios electrónicos durante un período de al menos 3 años. Este período no se altera porque el cliente haya resuelto su contrato con la empresa o revocado su consentimiento para recibir facturas electrónicas. Tampoco caduca por esta causa su derecho a acceder a las facturas emitidas con anterioridad.
¿Qué significa la autenticidad del origen de la factura?
Significa que se tiene que garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, y la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo.
¿Puedo obligar a mi cliente a aceptar una factura electrónica?
No, el destinatario debe dar su consentimiento para que se le puedan enviar facturas electrónicas.
¿El consentimiento para recibir facturas electrónicas tiene que ser expreso?

El consentimiento del receptor de la factura depende del tipo de receptor:

  • En general, el consentimiento no tiene que ser necesariamente expreso, sino que puede ser implícito o tácito. El consentimiento podrá ser implícito o tácito cuando el receptor realice alguna acción de la que se infiera su consentimiento para recibir facturas electrónicas, como el procesamiento de la factura o el pago de ésta.
  • Sin embargo, en los contratos con consumidores y usuarios, el consentimiento del receptor tiene que ser expreso (artículo 63.3 de la Ley por la que se modifica el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre). No obstante, el consentimiento expreso no tiene por qué ser específico. Esto significa que la recepción de facturas electrónicas puede ser una condición más del contrato que firme con un proveedor. Por tanto, el receptor aceptará recibir facturas electrónicas cuando contrate el servicio conforme a esas condiciones generales. Se recomienda leer con detenimiento las cláusulas de los contratos porque la recepción de facturas electrónicas puede ser una de ellas.
¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica?

La factura electrónica, además del consentimiento de su destinatario, debe cumplir los demás requisitos de cualquier factura.

El medio de expedición de la factura, sea electrónica o en papel, debe garantizar los siguientes requisitos desde su expedición y durante todo el periodo de conservación:

Legibilidad

La legibilidad significa que la factura electrónica pueda ser leída por humanos.

No tiene que preocuparse por este requisito ya que lo facilitan los programas informáticos de facturación electrónica o los programas ofimáticos (como los procesadores de texto). También pueden facilitarla servicios en línea a través de Internet.

Autenticidad del origen de la factura

Significa que se tiene que garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, y la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo.

Integridad del contenido de la factura

Significa que se tiene que garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.

Estos dos últimos requisitos ya están garantizados por la firma electrónica de la factura que se realizó al crear la factura electrónica.

¿Qué significa que la factura electrónica tenga que ser legible?

La legibilidad significa que la factura electrónica pueda ser leída por humanos.

No tiene que preocuparse por este requisito ya que lo facilitan los programas informáticos de facturación electrónica o los programas ofimáticos (como los procesadores de texto). También pueden facilitarla servicios en línea a través de Internet.

¿Qué significa la integridad del contenido de la factura?
Significa que se tiene que garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.
¿Cómo se garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura?

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura, sea electrónica o en papel, podrá garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho.

En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del proveedor de los bienes o prestador de los servicios.

Estos controles de gestión deberán permitir crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

¿Cómo se garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica mediante la firma electrónica?

Para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónicamediante firma electrónica podrá usar cualquiera de los dos siguientes tipos de firma electrónica:

  • Firma electrónica avanzada basada en un certificado electrónico reconocido.
  • Firma electrónica avanzada basada en un certificado electrónico reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firma (denominada también firma electrónica reconocida).

En ambos casos, necesitará disponer de un certificado electrónico reconocido.En esta página web del Ministerio de Industria, Energía y Turismo puede encontrar las empresas y organismos públicos que facilitan certificados electrónicos reconocidos. Tenga en cuenta que es muy probable que usted ya tenga un certificado electrónico reconocido. Por ejemplo:

El programa informático de facturación electrónica o el prestador de servicios de facturación electrónica le indicará si puede emplear esta opción para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica , y cómo usar su certificado electrónico reconocido para este fin.

En caso de utilizar la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero) que emplee firma electrónica, será este el que firme electrónicamente sus facturas.

¿Cómo se garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica?

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica se pueden garantizar mediante los mismos procedimientos que para una factura en papel, es decir, mediante controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

No obstante, para el caso particular de la factura electrónica la legislación permite tres procedimientos específicos alternativos que garantizan igualmente la autenticidad del origen y la integridad del contenido. Estos son:

  • Mediante firma electrónica.
  • Mediante intercambio electrónico de datos (EDI).
  • Mediante medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
¿Cómo se garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica mediante el intercambio electrónico de datos (EDI)?
Para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica mediante intercambio electrónico de datos (EDI), el acuerdo relativo a este intercambio habrá de prever la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
¿Cómo se garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica mediante medios validados por la AEAT?
Para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica mediante medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) será preciso previamente comunicarlo a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y obtener su validación.
Dudas frecuentes en relación con la garantía de autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica

¿Es necesario que una factura electrónica esté firmada electrónicamente?

No es necesario. La firma electrónica garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica, pero hay otras formas alternativas de hacerlo. Estas alternativas son: controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta, intercambio electrónico de datos (EDI) y medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Si utilizo firma electrónica para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica ¿Necesito también los controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta?

No, la firma electrónica es un medio suficiente para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica. Esto no significa que desaparezcan las demás obligaciones de facturación, como mantener la congruencia entre los restantes documentos del contrato y su ejecución.

¿Es admisible como factura electrónica un PDF enviado por correo-e, sin firma electrónica?

Lo será, como cualquier otro sistema adoptado, en la medida en que los controles de gestión usuales de la actividad permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca una conexión entre la factura y la entrega de bienes o la prestación de servicios, o se garanticen de algún otro modo la autenticidad, integridad y legibilidad de la factura.

¿Las facturas electrónicas tienen que emitirse en formato Facturae 3.2 ó 3.2.1?

No necesariamente. Existen otros formatos de factura electrónica. El formato Facturae 3.2 ó 3.2.1 sólo son obligatorios en las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas.

¿Qué tengo que hacer con las facturas electrónicas una vez enviadas a su destinatario?

Tiene la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria , igual que si se hubiera tratado de una factura en papel.

Al igual que con las facturas en papel, las facturas electrónicas deben conservarse de modo que se garanticen:

  • Legibilidad.
  • Autenticidad en el origen de la factura.
  • Integridad del contenido de la factura.

También debe garantizarse el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada. En el caso particular de las facturas electrónicas, se garantizará el acceso en línea a los datos así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria.

¿Pueden pagarme una factura electrónica mediante adeudo domiciliado o instar a su pago mediante el ejercicio de una acción ejecutiva si ha sido emitida a consumidores y usuarios o al sector público?

No, las facturas electrónicas:

  • En las relaciones con consumidores y usuarios
  • Destinadas a los órganos, organismos y entidades integrantes del sector público.

No podrán pagarse mediante adeudo domiciliado ni llevar aparejada ejecución.

¿Estas obligaciones específicas en relación con la factura electrónica son independientes del tamaño de la plantilla o del volumen anual de operaciones?

Sí, las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica tienen estas obligaciones específicas independientemente del:

  • tamaño de su plantilla
  • volumen anual de operaciones.

No obstante, están exoneradas de estas obligaciones, cuando la contratación NO se haya llevado a cabo por medios electrónicos, las empresas que prestan:

  • Servicios de agencia de viajes.
  • Servicios de transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, por vía marítima, o por vía aérea.
  • Actividades de comercio al por menor.
¿A partir de qué fecha tendrán estas obligaciones específicas?
Las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica tendrán las obligaciones específicas a partir del 15 de enero de 2015. Ampliar información.
¿El incumplimiento de estas obligaciones podrá ser sancionado?
Sí, las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes, a sus facturas, serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros
¿Hay empresas que tengan unas obligaciones específicas en relación con la factura electrónica?

Tienen unas obligaciones específicas en materia de factura electrónica las empresas que operen en los siguientes sectores económicos (denominados servicios al público en general de especial trascendencia económica):

  • Servicios de comunicaciones electrónicas a consumidores.
  • Servicios financieros destinados a consumidores, que incluirán los servicios bancarios, de crédito o de pago, los servicios de inversión, las operaciones de seguros privados, los planes de pensiones y la actividad de mediación de seguros.
  • Servicios de suministro de agua a consumidores.
  • Servicios de suministro de gas al por menor.
  • Servicios de suministro eléctrico a consumidores finales.

Y sólo en el caso de que la contratación se haya llevado a cabo por medios electrónicos:

  • Servicios de agencia de viajes.
  • Servicios de transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, por vía marítima, o por vía aérea.
  • Actividades de comercio al por menor.
¿Las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica podrán obligar a sus clientes a recibir facturas electrónicas?
No, las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica sólo podrán enviar facturas electrónicas a las empresas y particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente.
¿Puede una empresa que preste servicios al público en general de especial trascendencia económica cobrar a sus clientes por recibir facturas en papel?
La legislación actual no lo impide que las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica cobren a sus clientes por recibir las facturas en papel.
¿Las facturas electrónicas que emitan las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica tienen que estar firmadas electrónicamente?
Las facturas electrónicas que emitan las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica tienen que cumplir lo dispuesto en la normativa sobre facturación. Entre otras obligaciones, tienen que garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica. La firma electrónica es uno de los medios para hacerlo, pero no es el único legalmente válido para ello.