Si usted tiene una empresa y está interesado expedir facturas electrónicas a sus clientes, aquí le proporcionamos información sobre cómo hacerlo cuando su cliente es otra empresa.
Si su cliente no es una empresa, sino un consumidor o usuario, consulte la sección de Facturar electrónicamente a un Consumidor o Usuario.
Significa que se tiene que garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, y la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo.
Una factura electrónica podrá pagarse mediante adeudo domiciliado si se cumplen los siguientes requisitos:
Para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónicamediante firma electrónica podrá usar cualquiera de los dos siguientes tipos de firma electrónica:
En ambos casos, necesitará disponer de un certificado electrónico reconocido.En esta página web del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo puede encontrar las empresas y organismos públicos que facilitan certificados electrónicos reconocidos. Tenga en cuenta que es muy probable que usted ya tenga un certificado electrónico reconocido. Por ejemplo:
El programa informático de facturación electrónica o el prestador de servicios de facturación electrónica le indicará si puede emplear esta opción para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica, y cómo usar su certificado electrónico reconocido para este fin.
En caso de utilizar la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero) que emplee firma electrónica, será este el que firme electrónicamente sus facturas.
Hay tres formas de expedir facturas electrónicas:
Sí, las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes, a sus facturas, serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros
Las facturas electrónicas que emitan las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica tienen que cumplir lo dispuesto en la normativa sobre facturación. Entre otras obligaciones, tienen que garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica. La firma electrónica es uno de los medios para hacerlo, pero no es el único legalmente válido para ello.
La legibilidad significa que la factura electrónica pueda ser leída por humanos.
No tiene que preocuparse por este requisito ya que lo facilitan los programas informáticos de facturación electrónica o los programas ofimáticos (como los procesadores de texto). También pueden facilitarla servicios en línea a través de Internet.
Sí, las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica tienen estas obligaciones específicas independientemente del:
No obstante, están exoneradas de estas obligaciones, cuando la contratación NO se haya llevado a cabo por medios electrónicos, las empresas que prestan:
La autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura, sea electrónica o en papel, podrá garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho.
En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del proveedor de los bienes o prestador de los servicios.
Estos controles de gestión deberán permitir crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.
Una factura electrónica llevará aparejada ejecución si se cumplen los siguientes requisitos:
La falta de pago de la factura que reúna estos requisitos faculta al acreedor para instar su pago mediante el ejercicio de una acción ejecutiva de las previstas en el artículo 517 de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil.
El tratamiento de la factura electrónica como un título ejecutivo ahonda en el artículo 17.4 de la Ley 7/1996, de 15 de enero, de ordenación del comercio minorista, que preveía la emisión de un título ejecutivo para cobrar las facturas correspondientes a compras de productos que no sean frescos o perecederos ni de alimentación y gran consumo, a partir del 61º día de entrega de las mercancías. Si la factura es electrónica y cumple los requisitos anteriores, no será necesario esperar 60 días para otorgar un título ejecutivo, pues esa virtualidad la tendrá la factura desde su emisión (aunque no será un título cambiario, como el que prevé el artículo 17.4 de la Ley 7/1996, de 15 de enero).
Para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica mediante intercambio electrónico de datos (EDI), el acuerdo relativo a este intercambio habrá de prever la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
Tienen unas obligaciones específicas en materia de factura electrónica las empresas que operen en los siguientes sectores económicos (denominados servicios al público en general de especial trascendencia económica):
Y sólo en el caso de que la contratación se haya llevado a cabo por medios electrónicos:
No, las facturas electrónicas:
No podrán pagarse mediante adeudo domiciliado ni llevar aparejada ejecución.
Para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica mediante medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) será preciso previamente comunicarlo a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y obtener su validación.
La legislación actual no lo impide que las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica cobren a sus clientes por recibir las facturas en papel.
Tiene la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, igual que si se hubiera tratado de una factura en papel.
Al igual que con las facturas en papel, las facturas electrónicas deben conservarse de modo que se garanticen:
También debe garantizarse el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada. En el caso particular de las facturas electrónicas, se garantizará el acceso en línea a los datos así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria.
El artículo 63.3 del texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias, aprobado por Real Decreto legislativo 1/2007, de 16 de noviembre establece que en los contratos con consumidores y usuarios, estos tendrán derecho a recibir la factura en papel. En su caso, la expedición de la factura electrónica estará condicionada a que el empresario haya obtenido previamente el consentimiento expreso del consumidor.
La solicitud del consentimiento deberá precisar la forma en la que se procederá a recibir la factura electrónica, así como la posibilidad de que el destinatario que haya dado su consentimiento pueda revocarlo y la forma en la que podrá realizarse dicha revocación. El derecho del consumidor y usuario a recibir la factura en papel no podrá quedar condicionado al pago de cantidad económica alguna.
Las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica tendrán las obligaciones específicas a partir del 15 de enero de 2015. Ampliar información.
No, las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica sólo podrán enviar facturas electrónicas a las empresas y particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente.
Significa que se tiene que garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.
¿Es necesario que una factura electrónica esté firmada electrónicamente?
No es necesario. La firma electrónica garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica, pero hay otras formas alternativas de hacerlo. Estas alternativas son: controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicio que la misma documenta, intercambio electrónico de datos (EDI) y medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
Si utilizo firma electrónica para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica ¿Necesito también los controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta?
No, la firma electrónica es un medio suficiente para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica. Esto no significa que desaparezcan las demás obligaciones de facturación, como mantener la congruencia entre los restantes documentos del contrato y su ejecución.
¿Es admisible como factura electrónica un PDF enviado por correo-e, sin firma electrónica?
Lo será, como cualquier otro sistema adoptado, en la medida en que los controles de gestión usuales de la actividad permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca una conexión entre la factura y la entrega de bienes o la prestación de servicios, o se garanticen de algún otro modo la autenticidad, integridad y legibilidad de la factura.
¿Las facturas electrónicas tienen que emitirse en formato Facturae 3.2 ó 3.2.1?
No necesariamente. Existen otros formatos de factura electrónica. El formato Facturae 3.2 ó 3.2.1 sólo son obligatorios en las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas.
Para ampliar informlación sobre estas dudas puede consultar los Requisitos.
Las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica tendrán, a partir del 15 de enero de 2015, las siguientes obligaciones específicas:
No, tendrá que asegurarse de que el programa informático o el servicio de facturación puede crear facturas con unos requisitos técnicos compatibles con los del destinatario de la factura electrónica
No, el destinatario debe dar su consentimiento para que se le puedan enviar facturas electrónicas.
La factura electrónica, además del consentimiento de su destinatario, debe cumplir los demás requisitos de cualquier factura.
El medio de expedición de la factura, sea electrónica o en papel, debe garantizar los siguientes requisitos desde su expedición y durante todo el periodo de conservación:
Legibilidad
La legibilidad significa que la factura electrónica pueda ser leída por humanos.
No tiene que preocuparse por este requisito ya que lo facilitan los programas informáticos de facturación electrónica o los programas ofimáticos (como los procesadores de texto). También pueden facilitarla servicios en línea a través de Internet.
Autenticidad del origen de la factura
Significa que se tiene que garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, y la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo.
Integridad del contenido de la factura
Significa que se tiene que garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.
Estos dos últimos requisitos ya están garantizados por la firma electrónica de la factura que se realizó al crear la factura electrónica.
La autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica se pueden garantizar mediante los mismos procedimientos que para una factura en papel, es decir, mediante controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.
No obstante, para el caso particular de la factura electrónica la legislación permite tres procedimientos específicos alternativos que garantizan igualmente la autenticidad del origen y la integridad del contenido. Estos son:
